こんにちは、ヤスです。
今日はGoogleが無料で提供しているサービスの１つである「スプレッドシート」について解説していこうと思います。
職場でGoogle Workspaceを利用してる方は絶対に有効活用した方が良いと思うので、この記事をきっかけにまずは触ってみるというところから始めてみてもらえたらと思います！
それでは目次行ってみましょう！！
Google スプレッドシートとは？
Google スプレッドシートとは、Googleが提供している表計算ソフトです。
表計算ソフトと聞くと、「エクセルのこと？」と思う方が多いかと思いますが、分かりやすく説明しようと思ったら「そうそうエクセルみたいなものよ」と言うかもしれないですね！笑
エクセルはMicrosoftが提供している有料の表計算ソフトですが、Googleのスプレッドシートは無料で提供されています。
無料といっても、関数にも対応していますし、上級者になれば「GAS(Google App Script)」で作業を自動化できるようになったり、有料にしても良いじゃないかと思う程に機能は充実しています。
今回は初心者向けをテーマにしているので、エクセルとの違いや、スプレッドシートのメリット・デメリットについて解説していきます。
Google スプレッドシートとMicrosoft Excelの違い
それではまずは、表計算ソフトの代表とも言えるMicrosoftのエクセルとの違いを確認してみましょう。
エクセル:有料 スプレッドシート:無料
まずは上記にも記載してますが、エクセルが有料なのに対して、スプレッドシートは無料で使用する事ができます。
Googleアカウントさえあれば誰でも使用する事ができるわけですね！
その他の違いはほぼない！？
スプレッドシートは基本的にオンラインで編集します。
クラウドで管理されているからですね。
その為、インターネットに接続している状態でないと作業できません。
なのでエクセルとの違いの１つとして、スプレッドシートの編集はオンラインのみで、エクセルはオフラインでも作業できる、、、という事を書こうと思ってました。
がしかし！？
Googleドライブの設定を変更すればオフラインでの編集ができるようになるとの事でした。(最近知りました笑)
設定はとても簡単なので設定しておきましょう。
これで通信環境が悪いところであったとしても、オンラインになったら勝手に同期されるので非常に便利ですよ！
Google スプレッドシートのメリット
それではGoogle スプレッドシートを普段使用している中で感じているメリットについて解説していこうと思います。
- 上書き保存しなくて良い(←神)
- 共同での同時編集がリアルタイムでできる
上書き保存しなくて良い
まず１つ目が「上書き保存しなくて良い」という事ですが、個人的に最高だと思ってます。笑
というのも皆さんは経験ありませんでしょうか？
エクセルで作業していて「そろそろ終わりだー」と思っていた矢先にPCがフリーズ、画面上に現れる悪魔のエラーメッセージ「応答なし」、、、
ファイルは復旧するものの、保存のタイミングによっては一部作業前の状態に戻ってしまったり。。
あと少しで終わるという場面だとマジで絶望します、、笑
Google スプレッドシートだとどうなのかというと、いちいち自分から上書き保存をする必要がなく、エンターキーを押す度に常に自動で保存されます。
エンターキーを押す度に上書き保存されていくので、万が一途中でオフラインになっても大丈夫という事ですね！
共同での同時編集がリアルタイムでできる
２つ目のメリットですが、個人的にスプレッドシートの1番の醍醐味はこのリアルタイムでの共同編集ができるというところかなと思います。
Googleドライブ(クラウド)に保存されているので、共有のフォルダに保存する、またはマイドライブ内にあっても編集の権限を付けてあげれば、承認された人であればいつでもアクセスする事ができます。
ここまではエクセルも同じなのですが、Google スプレッドシートはなんと、複数人が同じ時間帯にファイルを開いても同時に編集が可能になってます！
エクセルだと誰かが編集中だと「読み取り専用」になって上書き保存ができなくなりますよね？
エクセルでもできない事はないのですが、設定の一手間が必要なのと、リアルタイムでの編集にはならないので、共同編集者の人と会話なりチャットなりでのコミュニケーションが必要になります。
複数人で編集している時は、共同編集者が選択しているセルが移動したりすると、自分の画面でも動いてるのが見えて楽しいですよ！笑(別に楽しくはないか、、笑)
共同編集の実用例
複数人で一度に編集できるので、例えば職場で懇親会を開くことになったとします。
出席表を作って参加者を確認しますよね？
エクセルを使う場合は、「○○サーバーの○○フォルダに懇親会参加者というファイルを作成したので各自入力お願いします」みたいなメールを発信するんですかね？
またはメールで参加・不参加の回答をしてもらって後で幹事が返信メールを１件ずつ確認しながらエクセルに転記する、、、などなど
めんどくさーと思いませんか？
スプレッドシートだと超簡単です！！
「懇親会参加者」というファイルは作らないといけないとして、あとはメールにスプレッドシートのURLを貼って、「各自このリンクから直接、参加・不参加を入力してください」と流すだけ！
エクセルだと順番に誰かが閉じるのを確認して入力するか、最初に開いてしまった人が全員分入力させられるかの２択になりますが、スプレッドシートだと全員で一気に入力が完了します。
これホント便利です！
1、参加一覧作成
2、共有をクリック
3、共有するユーザーを入力、下のリンクをコピーをクリック
4、メールを適当に打ってコピーしたリンクを貼り付けて送信
5、リンクをクリックするとダイレクトにファイルにアクセスするのでそのまま編集
Google スプレッドシートのデメリット
ここからは反対にデメリットについて、僕の経験の中で感じた事を解説してみます。
- エクセルで使えるキーボードショートカットが使えない
- 動きが遅い事がある
- 共同編集中に相手がフィルターをかけると自分の画面も相手のかけたフィルターの影響を受ける
エクセルで使えるキーボードショートカットが使えない
１つ目、エクセルのショートカットが使えないんです。。。
僕は去年からマウスを使わなくなりました。
理由としては壊れたからです！笑
新しいのを買うのも勿体ないなぁと思い、壊れたのをきっかけにキーボードショートカットに目醒めました！笑
エクセルをメインで使ってたときに、頑張っていろいろ覚えたのにスプレッドシートで試してみたら全く反応しませんでした。。笑
どうやらスプレッドシートとエクセルで若干ショートカットキーが違うみたいなんですよね〜
仕方ないんでトラックパッド使ってます。
家ではMacBookなのでめちゃ優秀なトラックパッドなんですけど、職場ではWindowsなのでMacBook程の機能もなく、、、
ショートカットが使えると「見えない生産性」が格段に上がるんですけどね〜
もう1回覚え直します！！笑
動きが遅いことがある
スプレッドシートはWEB上で表計算機能を動かすので、どうしても遅くなってしまいます。
あとはエクセルでも同じかもしれないですが、計算式が重い・画像が重いなどの要員が重なってより遅くなってしまう事があります。
この辺りの対策としては、計算式の答えの部分をコピーすればいい時は、書式ごとコピーするのではなく値だけコピーしたり、画像は圧縮して使ったり、まあエクセルでも使える同様の対策をして使用するしかないかなと思います。
Google スプレッドシートの立ち上げ方
では、実際にスプレッドシートを立ち上げてみましょう！
やり方はとっても簡単です。
いつも通りにChromeを開いてください。
右上の方に正方形の点々のマーク（Googleアプリ）があると思いますが、その中にスプレッドシートがあります。
これをクリックしたら、おめでとうございます！
スプレッドシートのデビューができました！笑
[小技]Chromeから簡単に起動する方法
ここで小技を１つご紹介です。
この小技は「キーボード入力がまともに出来る人」「普段マウスをあまり使用しない人」が向いているのかなと思います。
- 新しいタブを開く(“⌘ + T” or “ctlr + T”)
- sheet.new と入力
これだけで新しいスプレッドシートを開くことができました。
マウスを使うよりも数秒ですが、時間を短縮する事ができます。
ぜひ試してみてください！
Google スプレッドシート まとめ
いかがでしたでしょうか？
ぶっちゃけExcelを使用している人の方が大多数なような気がするのですが、状況や一緒に共有する相手に合わせて柔軟に使い分けていけば良いかなと思います。
だがしかし！
僕は職場ではこれからもGoogleのサービスの布教活動を進めていこうと思います！
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