こんにちは、ヤスです。
今日は仕事や個人でも使用されている方も多いであろうGoogleのメールサービスである「Gmail」についてちょっとした機能を紹介したいと思います。
個人的にどんな作業も極力マウスを使いたくない・キーボードだけで完結させたいと普段から思っているのですが、この機能を知ってから「見えない生産性」が向上しました。とっても簡単なので是非参考にしてみてくださいね。
なお、今回の記事はPC向け（Windows・Mac共通）の機能の紹介となりますのでご了承ください。
- GmailをPC・Macで毎日使用する人
- 作業効率を向上させたい人
- キーボードだけで作業を完結させたい人
どうやって作業効率を向上させる？
結論からお伝えすると、「キーボードショートカット」を活用します。
文字通り、全ての動作をキーボード入力で行います。
おそらく大半の人は、メールの新規作成・スレッドの選択・宛先の入力など、上げれば色々ありますが、大半の動作をマウス操作で行っているかと思います。
マウスを使用するには、最低でも以下の5つの動作が発生しています。
- キーボードから右手を離す
- マウスに手を置く
- カーソルを任意の位置まで移動させる
- クリックする
- マウスからキーボードに手を戻す
この記事ではエラそうに解説しますが、「キーボードショートカット」なるものが存在すると知る前までは、これが当たり前だと思っていました。
そしてある時、職場のSE担当から「キーボードショートカット」を教わり、普段の作業の効率が激変しました。
今となってはマウス操作はこう思っています。
めんどくせ〜〜〜〜
設定方法はとっても簡単なので、この記事を見ながらぜひ同時進行で手を動かしてみて下さい。
ショートカットの設定の仕方
さて、早速ですがまずはGmailアプリを起動させてください。
見慣れた画面が出てきましたね。
実はデフォルト（初期状態）でもショートカットは使えるのですが。一部の機能しか解放されていません。
これから全てのショートカットを開放する手順を紹介します。
- 「shift」＋「？」でショートカット設定画面を開く
- 全てのショートカットを有効にする
たったこれだけの手順で全てのショートカットが開放されてしまいます。
それでは画面で見ていきましょう。
まずは「shift」＋「？」でショートカット設定画面を開きます。
画像のような黒いウィンドウが出ましたでしょうか？
ちなみにデフォルトの状態でもこれだけのショートカットが設定されています。
※この記事はMacBookで作成しているのですが、windowsの方は⌘キーのところをctrlキーに置き換えて見てください。
それでは次に全てのショートカットを有効にしていきます。
黒い画面を少し下にスクロールして行くと、このようなボタンがあります。
上の画像の赤丸で囲んでいる「有効にする」を押してください。
下の画像のようになったら無事に設定完了です。
無事に設定できたでしょうか？
とっても簡単だったと思いますが、これで全てのショートカットが開放されてしまいました！
見てもらったら分かりますが、たくさん便利なショートカットがありますね。
それでは実際に使ってみましょう！
よく使うショートカットの紹介
それでは早速使ってみましょう！
たくさんありすぎるので、今日はよく使うであろう機能をピックして紹介したいと思います。
- 新規作成
- 返信＆全員に返信
- 転送
- 【受信トレイ】を開く
- メールを検索
新規作成 「C」
まずは1番使用頻度が高いであろう新規作成。
なんと・・・「C」を押すだけです！（簡単！早い！)
今まではマウスかトラックパッドで左上の方にある新規作成ボタンを押しにいかなければならなかったのが、たったの１プッシュで完結しました。
返信「R」or「A」
続きまして新規作成に並ぶくらい使用頻度が高い、メールの返信です。
まずは単体で返信する場合ですが、受信メールを開いている状態から「R」を押すだけです！
仕事で使用されている方はいろんな人がccに入れられてメールが送られてくる事が多いと思いますが、宛先全員に返信する場合は、同じく受信メールを開いている状態から「A」を押すだけです！
マウスだと右の方のその他から「全員に返信」を押さないといけなかったのが、こちらも１プッシュで完結です。
それぞれマウスポインタの移動・該当のボタンを押すという手順だったが、ボタン一つで完結しました。
転送「F」
続きまして、転送ですね。
これも返信同様に受信メールを開いている状態から「F」を押すだけ。
その後、転送相手のアドレスを入れて送信！
とっても早い！！
【受信トレイ】を開く「G + I」
続きまして、【受信トレイ】を開くです。
これはすこーしだけ難易度が上がりまして、「G」+「I」の組み合わせになります。
難易度が上がると言っても別に大したことではありませんでしたね。笑
メール検索「/（スラッシュ）」
最後に紹介するのはメールの検索です。
これは、「/」をポチッと押すだけです！
そうしたら検索のフォームに文字が入力できるようになります。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
ショートカット設定の黒い画面を見てもらったら分かる通り、今回ご紹介した機能はほんの一部にすぎません。
たくさんあって覚えるのが大変だと思いますが、一度覚えてしまったら冒頭にも書いた通りメールでの作業における「見えない生産性」が格段に向上すると思います。
ショートカットキーは使わないと覚えられません。
最初はショートカット設定画面を見ながらになるので時間がかかると思いますが、使っていれば勝手に手が覚えてくるので、是非積極的に使用してみてください！
合言葉は「指が覚えるまで使え！」
最後まで読んでくれてありがとう！
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